Tehtävänäsi on laatia monivuotinen henkilöstön kehittämissuunnitelma, jossa huomioidaan johtamis- ja toimintakulttuuri, työkykyjohtaminen ja henkilöstön hyvinvointi. Olisitko 100% varma niistä tekijöistä, jotka kannattaa huomioida jo suunnitteluvaiheessa? Mitä tarvitaan onnistumiseen?
Lukemalla satamatoimialalla toimivan Euroports Finland Oy:n tarinan saat konkreettisia vinkkejä oman ajattelun tueksi.
1. Muista strategialähtöisyys
Yksi henkilöstön kehittämissuunnitelmien suurimmista kompastuskivistä on se, että ne eivät ole riittävän kunnianhimoisia saavuttaakseen tavoitteita, joita organisaation ylin johto, omistajat tai asiakkaat odottavat.
”Linjasimme jo alussa, että nyt ei ole kyse yksittäisestä projektista. Tavoittelemme ensimmäisenä satama-alan operaattorina kokonaisvaltaista muutosta toiminta- ja turvallisuuskulttuurissamme”, toimitusjohtaja Sari De Meulder taustoittaa yhteistyötä.
”Myös roolien ja vastuiden täytyy tukea tätä strategista tavoitetta. Rakennamme välittävää kulttuuria, joka painottuu ihmisten johtamiseen sekä työntekijöiden hyvinvoinnin ja turvallisuuden lisäämiseen. Henkilöstön halutaan pysyvän työkykyisenä. Nämä tavoitteet ovat merkittäviä toimialalla, jossa kulttuuri on ollut vuosikymmeniä asioiden ja tavaravirtojen johtamista. Olemme ylpeästi ja ilolla tukena muutoksessa”, kertoo ajatuksiaan Freian asiantuntija Minna Koski.
2. Ennakoi jo suunnitteluvaiheessa monivuotisuutta
Monivuotisten henkilöstön kehittämistoimenpiteiden suunnittelu vaatii erityisosaamista. Jos ei ole toimialatuntemusta tai kokemusta yli vuoden mittaisista hankkeista, niin helposti päädytään irrallisiin temppuihin ja vaikuttavuus kärsii.
”Laadimme runkosuunnitelman yhdessä Freian asiantuntijoiden kanssa suoraan useammalle vuodelle. Tähän kerättiin lisätietoja, haastamista ja kommentteja organisaatiomme eri tasoilta ja henkilöstöryhmiltä. Lopputuloksena oli kuvainnollisesti monivuotinen toimintakulttuurin muutosmatka”, kuvailee HRD Manager Hanna-Maria Koivula suunnitteluvaiheen yhteistyötä.
”Yhteistyö on ollut tosiaan tiivistä ja olemme jalkautuneet eri toimipaikkoihin kertomaan sekä suunnitelmista että toimenpiteistä. Olemme tehneet yhdessä HR:n ja viestinnän kanssa tehneet tarvittavat vuosi- ja viestintäsuunnitelmat. Pitkäkestoissa muutosmatkassa on tärkeää pitää se näkyvänä ja kuuluvana alusta saakka organisaation eri tasoilla. Kaikkien sitoutumista tarvitaan, jotta tavoitteet saavutettaisiin”, jatkaa Minna Koski.
3. Kirjaa selkeät tavoitteet, mittarit ja toimenpiteet
Yksi hyvän suunnitelman nyrkkisääntö on se, että suunnitteluvaiheessa asetetut tavoitteet, toimenpiteet ja mittarit muodostavat aina toisiaan tukevan kolmikon. Lähtötilanne on tunnistettava ja siitä tehtävä raaka pelkistys, niistä keskeisistä asioista, joita tullaan tavoittelemaan ja miten onnistumista mitataan.
”Satamatoimialalla korostuvat työturvallisuuteen, tuki- ja liikuntaelin sairauksiin ja niistä johtuviin poissaoloihin sekä logistiikkatyön sujuvuuteen vaikuttavat tekijät. Tavoitteenamme on esimerkiksi puolittaa sairauspoissaolot pidemmällä aikavälillä”, linjaa Sari De Meulder.
”Hyödynnämme ohjelmassa sekä prosessi- että KPI-mittareita. Lisäksi joitakin asioita seurataan yhtiökohtaisesti, koska lähtötilanteessa oli selkeitä yksikkökohtaisia eroja. Matkalla voi myös nousta esiin asioita, joita lähtötilanteessa ei ole huomattu. Niihin etsitään sitten ratkaisut ns. vauhdissa”, jatkaa Minna Koski.
4. Oma viestinnällinen brändi
Sisäisen ja ulkoisen viestinnän avulla tuetaan onnistumista. Kerrotaan selkeästi mitä ollaan tekemässä ja miksi. Luodaan pohja tarinalle ja viestitään se niin työntekijöille, esihenkilöille, ulkoisille kumppaneille kuin asiakkaillekin. Liian usein hyvät jutut unohtuvat tai niitä ei osata yhdistää siihen kaikkeen mitä organisaatiossa tapahtuu päivittäin.
”Pohdimme useampia nimivaihtoehtoja. Päätimme viestinnän kanssa, että Laiva on lastattu välittämisellä kuvastaa parhaiten sitä mitä aioimme tehdä. Siinä yhdistyvät työntekijöiden työkyky ja hyvinvointi sekä asiakkaidemme tavaroiden turvallisuus”, innostuvat Hanna-Maria ja Minna yhdessä.
”Suunnitelmat on laadittu tietoon ja kokemukseen pohjautuen. Olemme päättäväisiä, nöyriä ja luottavaisia, että voimme yhdessä saavuttaa jotakin suurta. Toki monivuotinen kokemuksemme satamatoimialalta on helpottanut yhteistyötä. Innolla siirrymme tavoitteista puhumisesta niiden toteuttamiseen”, päättää Freian toimitusjohtaja Antti Äikäs.
Neljä vinkkiä yritysjohdolle suunnitteluun.
Vinkit auttavat monivuotisten henkilöstön kehittämissuunnitelmien luomisessa tai niiden laadun varmistamisessa.
- Muista strategialähtöisyys
- Ennakoi jo suunnitteluvaiheessa monivuotisuutta
- Kirjaa selkeät tavoitteet, mittarit ja toimenpiteet
- Luo oma viestinnällinen brändi
Aiheeseen liittyvät aikaisemmat blogit
Henkilöstön kehittäminen investointina
Miten toteuttaa monivuotinen henkilöstön kehittämisohjelma?
Asiantuntijat
Minna Koski, työkykyjohtamisen asiantuntija
Minna on työterveyden ja työkykyjohtamisen innostunut uudistaja ja kokenut yritysten kumppani. Hänellä on vuosien kokemus hyvinvoinnin ja työkykyjohtamisen kehittämisestä sekä esihenkilöiden valmentamisesta. Työvuosien varrella Minna on suunnitellut eri toimialoille toimintamalleja sekä suunnitellut ja vetänyt kehityshankkeita liittyen työkykyjohtamiseen, kuormittumiseen ja terveyden edistämiseen.
Antti Äikäs – CEO, väitöstutkija
Antti on poikkitieteellinen työelämän kehittäjä ja vaikuttavuusexpertti. Hänen erityisosaamisensa on työkykyjohtamisen, työyhteisövalmennuksien ja henkilöstön työhyvinvointiohjelmien suunnittelussa, prosessinhallinnassa ja taloudellisten vaikutusten arvioimisessa.
Freia lyhyesti
Freia Oy on suomalainen johtamisen kehittämisen, työkykyjohtamisen ja henkilöstön hyvinvointiohjelmien suunnittelu- ja toteuttajakumppani. Autamme yritysjohtoa kehittämään henkilöstöä liiketoimintalähtöisesti.
Lisätiedon lähteille
1. Freia Oy. Asiakasyritysten aineistot 2020→
2. Patja K, Absetz P, Rautava P. 2022. Terveyden edistäminen. Duodecim. Helsinki.
3. Pronk NP. Best practice design principles of worksite health and wellness programs. ACSM Health Fitness J. 2014;18:42–46.
4. Äikäs et al. 2017. Does Implementation Follow Design? A case study of a workplace health promotion program using the 4-S program design and the PIPE Impact Metric evaluation models. JOEM 59(8); 752-760.
5. Äikäs et al. 2019. What Can You Achieve in Eight Years? A Case Study on Participation, Effectiveness, and Overall Impact of a Comprehensive Workplace Health Promotion Program. JOEM 61(12):964–977
6. Äikäs et al. 2020. Eight-year health risks trend analysis of a comprehensive workplace health promotion program. IJERPH. 17(24):9426.