Paluu työpaikoille häämöttää. Miten hypätä rajoitusten ja etätyöskentelyn maailmasta uuteen normaaliin? Miten hoitaa paluu toimistoille johtamisen ja henkilöstön kannalta siten, että työt ja business rullaavat? Tämä kirjoitus ennakoi newnormal aikaa yritysjohdon, tuoreiden tutkimuslähteiden ja asiakaskokemustemme näkökulmista.
Neljä yritysjohdon näkökulmaa poikkeusajalta
Työt ja asiat hoituvat mallikkaasti etänäkin. Itseohjautuvuus ja vastuunkanto on lisääntynyt ja henkilökohtainen tuloksellisuus koetaan hyvänä. Monella ajankäyttö on joustavaa ja tehokasta, kun keskeytyksiä ja häiriöitä ei ole. Kun työmatkatkin ovat jääneet pois, niin osalle etätyö on ollut odotettu mahdollisuus parempaan worklife-balanceen [2,5].
Johtajuuden ja esihenkilöiden tarve muuttui pysyvästi. Asioiden ja tehtävien johtamisen rinnalle tuli entistä voimakkaammin ihmisten ja merkityksen johtaminen. Tässä pärjäävät ne johtajat, jotka tuntevat alaisensa ja heille sopivan johtamisotteen. Osalle lähijohtajista askel lähemmäksi henkilöstöä on jäänyt ottamatta, mikä vaikeuttaa varsinkin haastavien tilanteiden ratkaisua [2,4].
Yhteisöllisyys on murentunut. Kaipuu yhteiseen suunnittelupöytään, lennokkaaseen tiimityöskentelyyn ja keskustelevaan ongelmanratkaisuun on kova. Vaikka asiat hoituvat teamsissakin, niin silti side oman työn, organisaation ja ilmapiirin välillä on heikentynyt. [2,7]
Työelämän henkinen kuormitus haastaa ja polarisoi. Siinä missä itseohjautuvuusraketit pystyvät selviytymään kovistakin tulospaineista, niin osalle yksin puurtaminen, työmäärän lisääntyminen, virtuaaliset to do -listat ja sosiaalisen tuen puute ovat uuvuttaneet ja altistaneet pitkille sairauslomille. [1,2,3,6]
Miksi koronaexit ja hybridimalli kaipaa ennakointia juuri nyt?
Koska paluuta täysin normaaliin ei ole. Se johtuu edellä mainituista neljästä näkökulmasta ja siitä, että henkilöstössä on runsaasti purkamattomia kokemuksia, tunteita ja odotuksia. Jos nämä yrittää vain sivuuttaa, niin edessä on ylilyöntejä, avainhenkilöiden menetyksiä, kitkaa töiden suorittamisessa, lisääntynyttä turhautumista ja uupumista.
Uuteen normaaliin kannattaa varautua ennakoiden, aivan kuten valmistautuisi uuteen tuloskauteenkin. Sovitaan mitä tehdään ja tehdään mitä sovitaan.
Hybridimalli kannattaa luoda osallistaen ja keskustellen. Parhaimmillaan tuloksena on synteesi yksilötason toiveista ja aikaisemmista hyvin toimineista ohjeistuksista. Kun yritysjohdo linjaa uudet pelisäännöt henkilöstöä kuunnellen, niin huipputuloksen tehnyt etäasiantuntijakin on valmis saapumaan toimistolle.
Henkisen kuormituksen aistiminen ja organisaation tuki esimerkiksi esihenkilön kautta on vaikeampaa ilman f2f-vuorovaikutusta. Ennuste on se, että loppuun palamiset ja mielenterveysdiagnoosit tulevat lisääntymään, vaikka pahimman kuvitellaan olevan takana. Tämä johtuu siitä, että poikkeusaika on pääsääntöisesti lisännyt työmäärää, venymistä ja sinnittelyä kenenkään huomaamatta.
Yhteinen tekemisen meininki on rakennettava uudelleen. Luottamus- ja vuorovaikutussuhteet aloitetaan ikään kuin alusta. Voi myös olla tilanteita, joissa uusi esihenkilö tai työntekijä ei ole kertaakaan nähnyt omaa tiimiään livenä. Aikaa ilman agendaa ja osallistavaa vuorovaikutusta tullaan siis tarvitsemaan.
Tunneälykäs valmistautuminen ihmisten kohtaamiseen ja johtamiseen on tarpeen, kun toimiston ovet avautuvat. Ihmiset odottavat nähdyksi, kuulluksi ja arvostetuksi tulemista enemmän kuin koskaan. Minkä tunteen sinä haluaisit kokea, kun palaat pitkästä aikaa ensimmäistä kertaa työpaikalle?
Mitä yritysjohdon kannattaa ennakoida?
- Koronaexit suunnitelma – sujuva toimistolle paluu vaatii ennakointia.
- Johtajille kannattaa vapauttaa aikaa ihmisten kohtaamiseen ja johtamiseen.
- Työkyjohtamisen prosessit ja tilannekuva kannattaa varmistaa.
- Henkinen kuormittuneisuus on ollut piilossa.
- Hybridityön Etätyön pelisäännöt selkeiksi
Miten onnistua koronaexitissä?
Tähän ja yritysjohdon kysymyksiin asiantuntijamme vastasivat 20.5.2021 pidetyssä Koronaexit ja hybridimalli -webinaarissamme. Alla neljä vinkkiä tilaisuudesta, jonka koko tallenteen voit katsoa TÄSTÄ.
”Strategia ja liiketoimintalähtöisyys luovat pohjan hybridimallille. On linjattava minkälaista johtamista ja toimintatapaa tulevaisuuden menestyminen edellyttää.”
-Jouni Ukkonen-
”Ratkaisuna henkiseen kuormitukseen auttavat henkilöstön ja esihenkilöiden kyky tunnistaa uupumuksen merkkejä ajoissa ja se, että henkistä kuormittuneisuutta ratkotaan systeemisesti. Pelkät yksilötason keinot eivät auta.”
-Päivi Frantsi-
”Työkykyjohtamisen tilannekuva tulee kirkastaa yritysjohdolle. Tämän jälkeen toimenpiteiden fokuksessa pitää olla kaksi asiaa. Tukipolkujen varmistaminen akuutissa hädässä ja korkean riskin ryhmässä oleville ja toisaalta kääntää toimintaa reagoinnista enemmän ennakointiin. Mitä aikaisemmin haasteisiin päästään puuttumaan, sitä isommat säästöt.”
-Antti Äikäs-
”Tulostavoitteiden rinnalla ihmisille kannattaa valmentaa prosessitavoitteita, eli niitä asioita, jotka aikaansaavat tuloksen. Ja antaa näihin vaikuttavaa palautetta”,
-Virpi Ojakangas-
Kirjoittaja
Antti Äikäs – CEO, Väitöstutkija
Antti on poikkitieteellinen työelämän kehittäjä ja vaikuttavuusexpertti. Hänen erityisosaamisensa on työkykyjohtamisen, työyhteisövalmennuksien ja henkilöstön työhyvinvointiohjelmien suunnittelussa, prosessinhallinnassa ja taloudellisten vaikutusten arvioimisessa.
Freia lyhyesti
Freia Oy on suomalainen työyhteisövalmennuksien, työkykyjohtamisen ja henkilöstön hyvinvointiohjelmien suunnittelu- ja toteuttajakumppani. Autamme yritysjohtoa kehittämään henkilöstöä liiketoimintalähtöisesti.
Lisätiedon lähteille
1. Como et al. 2021. An exploration of work-life wellness and remote work during and beyond COVID-19. Canadian Journal of Career Development.
2. Freia Oy. Asiakasyritysten aineistot 2020-2021.
3. Frantsi P & Valtanen E. 2021. Etäjohtaminen ja uupumus. Freia blogi.
4. Helsingin sanomat 6.4.2021 Etätyössä pitäisi tietoisesti panostaa kommunikointiin
5. Helsingin sanomat 6.4.2021 Kun pandemia päättyy, pitäisikö toimistolle palata?
6. Wang et al. 2021. Achieving Effective Remote Working During the COVID‐19 Pandemic: A Work Design Perspective. Applied Psychology.
7. Kauppalehti 19.5.2021. Johtajuus korostuu hybridityöskentelyssä – ”on mietittävä, miten varmistetaan työhyvinvointi ja yhteisöllisyys”