Tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste Freia Oy

 

Tämä on Freia Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Tämä seloste on laadittu 1.8.2020.

 

  1. Rekisterinpitäjä ja tietojen käsittelijä

Freia Oy (y-tunnus 3147573-8), käyntiosoite Askonkatu 9F, 15100 Lahti (jäljempänä Freia tai rekisterinpitäjä)

 

  1. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Antti Äikäs, antti.aikas@freialife.com, +358 50 369 0908

 

  1. Oikeusperuste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle ja tallentamiselle on rekisterinpitäjän ja henkilön välinen suostumus, joka on dokumentoitu, vapaaehtoinen ja yksilöity.

 

  1. Rekisterin nimi ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin nimi on Freia Oy:n asiakasrekisteri

Voimassa olevaan lainsäädäntöön tietosuojaa ja tietopalveluita koskien, asiakas tai Freian palveluihin osallistuva henkilö hyväksyy antamiensa henkilö- ja muiden tietojen tallentamisen Freian asiakasrekisteriin. Rekisterillä tarkoitetaan määräajaksi muodostuvaa asiakastietorekisteriä, jonka henkilötietojen käsittelytarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito ja/tai Freian tutkimus-, kartoitus- ja valmennuspalveluiden toteuttaminen. Rekisterinpitäjä sitoutuu henkilötietojen salassapitoon ja käsittelee tietoja luottamuksellisesti.

 

  1. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat asiakassuhdetasolla: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat tutkimus-, kartoitus- ja valmennuspalvelutasolla: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), koulutustausta, tiedot Freian palveluihin osallistumisesta, demografiset tiedot (esim. ikä, sukupuoli, henkilöstöryhmä, työnkuva), biometriset tiedot (esim. verenpaine, aerobinen kunto, lihaskuntomuuttujat, painoindeksi) sekä kyselymuuttujat (esim. henkilökohtaiset arviot terveydestä, työhyvinvoinnista, työkyvystä ja organisaation tilasta).

 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palveluiden kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista, kyselytutkimuksista, henkilöstökartoituksista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

 

  1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännömukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista tai siirtää EU:n sisällä vain siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Satunnaiset henkilötietojen luovutukset voivat kohdistua työterveyshuollon, yksityisen terveydenhuollon, julkisen terveydenhuollon tai muulle tutkimus- ja työhyvinvointikumppanille.  Tähän kysytään henkilöltä tietojen siirtolupa erikseen asiakasrekisterin tietojen keräämisen yhteydessä.

 

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

 

  1. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa kuukauden kuluessa.

 

  1. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa kuukauden kuluessa.